AI-automatisering is een van die termen die je overal tegenkomt en die zelden concreet wordt. Meestal krijg je een verhaal over transformatie en een plaatje van een robotarm, en daarna weet je nog steeds niet wat je er maandagochtend mee moet.
Dus laten we het klein houden.
Het verschil met gewone automatisering
Automatiseren doen we al dertig jaar. Jij schrijft een regel op, de software voert hem uit. Komt er een bestelling binnen boven de honderd euro, stuur dan mail X. Dat werkt perfect, zolang alles in hetzelfde vaste formaat binnenkomt.
Precies daar liep het altijd vast. Een bestelling in je systeem heeft een vast formaat. Een mail van een klant niet. Een foto van een bon niet. Een vraag die iemand intypt niet. Alles wat rommelig binnenkwam, moest een mens eerst netjes maken voordat de automatisering het kon oppakken.
Dat is wat er is veranderd. AI-automatisering is automatisering die ook met die rommelige invoer overweg kan. De regels blijven van jou; het stuk dat vroeger een mens nodig had om er iets van te maken, hoeft niet meer per se een mens te zijn.
Waar het bij een gewoon bedrijf zit
Niet in een strategie. In de dingen die iemand elke week een paar uur kosten en waar niemand vrolijk van wordt.
- Binnenkomende post sorteren. Vijftig mails per dag waarvan er acht een offerteaanvraag zijn, tien een vraag over een lopende bestelling en de rest reclame. Die kun je laten sorteren en doorzetten naar de juiste persoon.
- Bonnen en facturen uitlezen. Het klassieke overtikwerk: bedrag, datum, leverancier, btw. Dat hoeft niemand meer met de hand te doen.
- Productteksten. Als je er duizenden hebt en de leverancier levert alleen een specificatietabel, dan is dat werk dat nooit af komt. Wij doen dit voor webshops en zetten er altijd een controlestap in, want een verkeerde maat in een tekst kost je een retour.
- Klantvragen voorsorteren. Niet beantwoorden, voorsorteren: waar gaat dit over, is het dringend, welk antwoord ligt voor de hand. De mens houdt de knop.
- Rapportages. Cijfers uit vier systemen halen en er een leesbaar stuk van maken dat je klant ook echt begrijpt.
Wat opvalt aan dat rijtje: het is allemaal saai. Dat is een goed teken. De taken waar AI-automatisering echt geld oplevert zijn zelden de spannende.
Wat het niet is
Drie dingen die er vaak mee verward worden.
Een chatbot op je website is geen automatisering van je proces. Het is een extra kanaal aan de voorkant. Dat kan nuttig zijn, maar er verandert niets aan het werk dat achter de schermen gebeurt.
Een los abonnement op een AI-tool is het ook niet. Zolang er nog steeds iemand zit te knippen en plakken tussen dat scherm en je eigen systeem, heb je het werk verplaatst en niet weggenomen.
En het is geen vervanging van je mensen. Wat wij in de praktijk zien is dat het de rotklusjes weghaalt waardoor er tijd overblijft voor het werk waar iemand voor is aangenomen. Dat klinkt braver dan de verhalen die je leest, maar het is wel wat er gebeurt.
De valkuil waar het meestal op stukloopt
Automatiseren van een proces dat niet klopt.
Als iemand elke week twee uur bezig is met het overtypen van gegevens tussen twee systemen, dan is de vraag niet hoe je dat overtypen automatiseert. De vraag is waarom die twee systemen niet gewoon met elkaar praten. Een koppeling is saaier, goedkoper en gaat minder vaak stuk dan een AI die staat te raden wat er in dat veld hoort.
Wij beginnen daarom altijd met de vraag wat er nu precies gebeurt, en niet met de vraag waar we AI kunnen inzetten. In de helft van de gevallen komt daar iets anders uit dan AI, en dat zeggen we dan gewoon.
Hoe je begint zonder er een project van te maken
Pak niet je grootste proces. Pak de taak die het vaakst terugkomt en waar de minste uitzonderingen op zitten.
- Schrijf een week lang op waar de tijd aan opgaat. Niet uit je hoofd, want daar zit je er altijd naast.
- Kies er één die vaak voorkomt, weinig uitzonderingen kent en waar een fout niet meteen een ramp is.
- Bouw er een versie van met een mens in de lus. De software doet het voorwerk, iemand keurt goed. Zo zie je binnen een paar weken of het klopt.
- Pas daarna de goedkeurstap eruit halen, en alleen voor de gevallen waarvan je hebt gezien dat ze goed gaan.
Dat is niet spannend, maar het is wel de reden dat zoiets blijft draaien in plaats van na drie maanden stilletjes te worden uitgezet.
Wat het kost
Dat hangt volledig af van waar het aan vastzit. Een losse taak die alleen naar een bestand kijkt is iets anders dan iets wat in je bestelproces moet grijpen.
Wat wij wel kunnen zeggen: het rekensommetje is bijna altijd hetzelfde. Hoeveel uur per maand gaat er nu in, wat kost dat uur, en hoeveel daarvan blijft er over als de software het voorwerk doet. Komt daar geen duidelijk antwoord uit, dan is het het niet waard, en dan zeggen we dat liever voordat we beginnen.
Wil je weten of het in jouw geval iets oplevert, kijk dan wat we doen aan AI-implementatie in bestaande software, of vraag de gratis AI-scan aan. Dan lopen we je processen door en zeggen we eerlijk waar het zin heeft en waar niet.
Kort samengevat
AI-automatisering is gewone automatisering die ook met rommelige invoer overweg kan. Dat klinkt klein en dat is het ook, maar precies daar zat de blokkade die het altijd tegenhield.
Begin bij het saaiste terugkerende klusje in plaats van bij het grootste proces, houd er in het begin een mens bij, en kijk eerst of het probleem niet gewoon een koppeling is.